Довідка про податкове резидентство України — допомога в оформленні

Що підтверджує довідка про податкове резидентство

Офіційна назва документа — довідка-підтвердження статусу податкового резидента України для уникнення подвійного оподаткування відповідно до норм міжнародних договорів. У пошуку її також називають «довідка про резидентство» або «сертифікат резидента», але в офіційному зверненні краще використовувати затверджену назву. Її видає контролюючий орган ДПС за формою та процедурою, затвердженими наказом Міністерства фінансів України № 248.

Довідка підтверджує, що особа є або була платником податків в Україні та резидентом України в розумінні відповідного міжнародного договору. Вона може знадобитися, коли фізична особа, ФОП або компанія отримує дохід за кордоном і хоче застосувати положення договору про уникнення подвійного оподаткування — наприклад, зменшити податок в іншій державі або повернути надміру сплачену там суму.

Документ не звільняє від податку автоматично. Остаточні умови залежать від конкретного міжнародного договору, виду доходу та вимог іноземного податкового органу або іншого одержувача.

Довідку можуть отримати фізичні та юридичні особи, які є резидентами України за українським законодавством і відповідним міжнародним договором. Якщо іноземний орган використовує власну спеціальну форму, ДПС може підтвердити резидентський статус безпосередньо на ній.

Хто вважається податковим резидентом України

Податковий резидент — це особа, податковий статус якої визначається за законодавством України та, коли це потрібно, за відповідним міжнародним договором. Для юридичних осіб базове правило пов’язане зі створенням і діяльністю відповідно до законодавства України. Для фізичної особи резидентський статус визначають послідовно за критеріями Податкового кодексу України.

Спочатку враховують:

1. місце проживання в Україні;
2. постійне місце проживання, якщо житло є також в іншій державі;
3. центр життєвих інтересів — державу, з якою тісніші особисті або економічні зв’язки;
4. перебування в Україні не менше 183 днів протягом податкового року, якщо попередні критерії не дають відповіді;
5. громадянство України, якщо статус неможливо визначити за попередніми критеріями.

Місце постійного проживання сім’ї або реєстрація людини як підприємця в Україні можуть свідчити про центр життєвих інтересів, але це не єдині можливі докази. Самі лише 183 дні також не завжди вирішують питання — цей критерій застосовують після перевірки місця проживання та центру життєвих інтересів.

Якщо дві держави одночасно вважають людину своїм резидентом, потрібно перевірити правила конкретного міжнародного договору. Вони можуть уточнювати послідовність критеріїв і порядок погодження статусу між компетентними органами.

Як подати заяву на підтвердження резидентського статусу

Заяву встановленої форми подають до контролюючого органу за основним місцем обліку. Фізична особа, яка тимчасово перебуває за межами населеного пункту свого проживання або не має постійного місця проживання, може звернутися до будь-якого контролюючого органу.

Подати заяву можна:

• особисто;
• через уповноваженого представника;
• поштою з повідомленням про вручення та описом вкладення;
• онлайн через приватну частину Електронного кабінету платника.

Що зазначити в заяві

Підготуйте такі відомості:

• найменування юридичної особи або ПІБ фізичної особи українською та англійською мовами;
• податковий номер, а у передбаченому законом випадку — паспортні дані;
• країну, до якої подаватиметься документ;
• рік, за який потрібно підтвердити резидентський статус;
• підставу для визначення резидентства;
• бажану форму результату — паперову або електронну.

До заяви можна додати документи й відомості, які підтверджують заявлені підстави резидентства. Це особливо корисно, якщо людина має житло, роботу, сімейні або економічні зв’язки в кількох державах.

Представнику потрібно мати належні повноваження. Якщо документи подає особа без підтверджених повноважень, це є підставою для відмови.

Як оформити довідку онлайн

1. Увійдіть до Електронного кабінету платника за допомогою КЕП або Дія.Підпису.
2. У розділі «Введення звітності» створіть заяву: J1308202 для юридичної особи або F1308202 для фізичної особи.
3. Оберіть потрібний рік і заповніть дані. ПІБ англійською краще перенести із закордонного паспорта без самостійної транслітерації.
4. Зазначте країну призначення, підставу резидентства та бажану форму довідки.
5. Підпишіть і надішліть заяву. Її реєстрацію перевіряйте в меню «Вхідні/вихідні документи».

Електронний результат надходить до приватної частини кабінету за формою J1408202 для юридичних осіб або F1408202 для фізичних осіб. Збережіть оригінальний файл, а не лише його роздруківку чи знімок екрана.

Як виглядає довідка і яку форму обрати

Затверджена форма містить український та англійський текст. У ній зазначають дату й номер видачі, контролюючий орган, дані платника, державу та період, для яких підтверджується статус.

ДПС надає результат у формі, обраній у заяві:

• електронна — надходить до приватної частини Електронного кабінету;
• паперова — її можна отримати в контролюючому органі або поштою.

Для звичайного електронного подання іноземному одержувачу спочатку уточніть, чи приймає він електронний документ ДПС. Якщо потрібен апостиль, обирайте паперову форму: за актуальним роз’ясненням ДПС апостиль проставляють на документі з власноручним підписом і відбитком печатки.

Якщо іноземна установа надала власний бланк підтвердження резидентства, подайте його до ДПС разом із перекладом українською мовою. Контролюючий орган може засвідчити статус на такій формі підписом уповноваженої посадової особи та печаткою.

Як використовувати довідку за кордоном

Перед оформленням отримайте вимоги установи, яка прийматиме документ. Уточніть:

• за який рік потрібне підтвердження;
• чи приймають стандартну двомовну форму ДПС;
• чи потрібна спеціальна форма іноземного органу;
• чи приймають електронний документ;
• чи потрібні апостиль, переклад або додаткове засвідчення;
• наскільки новою має бути довідка на дату подання.

Апостиль потрібен не в кожній ситуації. Вимога залежить від держави, міжнародного договору та правил конкретного одержувача. Якщо він потрібен для довідки ДПС, подають паперовий документ і окремо проходять процедуру апостилювання. Її строк, вартість і реквізити оплати змінюються, тому перевіряйте їх на офіційному сайті ДПС безпосередньо перед зверненням.

Не плутайте дві різні довідки

Українська довідка підтверджує статус резидента України для доходів з іноземної держави. Інша ситуація виникає, коли український платник виплачує дохід нерезиденту й застосовує міжнародний договір до доходу з джерелом в Україні.

У другому випадку нерезидент надає українському податковому агенту довідку, видану компетентним органом своєї держави. Вона має підтверджувати резидентство країни, з якою Україна уклала міжнародний договір, і відповідати вимогам статті 103 Податкового кодексу України. Питання легалізації, апостиля та перекладу такої іноземної довідки перевіряють за договором із конкретною країною та українським законодавством.

Хто видає довідку і на якій підставі

Послугу надають контролюючі органи ДПС. Основний документ, який регулює форму заяви, порядок перевірки та видачу результату, — наказ Міністерства фінансів України від 19 серпня 2022 року № 248.

Під час розгляду заяви контролюючий орган звіряє її відомості з Податковим кодексом, відповідним міжнародним договором та даними власних інформаційних систем. Тому довідка не формується лише на підставі твердження заявника про резидентство.

Якщо потрібне підтвердження на спеціальній формі іноземного органу, її подають до контролюючого органу за основним місцем обліку. До форми додають переклад українською мовою.

Скільки коштує довідка і який строк її дії

Підтвердження статусу податкового резидента України надається безоплатно. Довідку або обґрунтовану відмову видають протягом 10 календарних днів із дати отримання заяви.

Не змішуйте три різні часові параметри:

• строк видачі — до 10 календарних днів;
• рік підтвердження — період, який ви зазначили в заяві та який відображено в довідці;
• прийнятна давність документа — вимога конкретної іноземної установи.

Порядок № 248 не встановлює універсального строку дії довідки. Тому не варто автоматично орієнтуватися на 30, 90 або 180 днів. Запитайте одержувача, за який рік і якої давності йому потрібен документ.

Оплата може виникнути на наступних етапах — наприклад, за апостиль, переклад, нотаріальне засвідчення або пересилання. Це не плата за видачу самої довідки.

Чому можуть відмовити і як виправити ситуацію

Контролюючий орган може надати обґрунтовану відмову, якщо:

• особа не відповідає критеріям резидента України;
• у реєстрах немає потрібних даних про юридичну особу, ФОП або фізичну особу;
• відомості в заяві не збігаються з даними інформаційних систем ДПС;
• документи подала особа без належних повноважень;
• іноземна компанія з місцем ефективного управління в Україні не набула або відмовилася від статусу податкового резидента України у передбаченому Кодексом порядку.

Якщо отримали відмову, почніть із зазначеної в ній причини. Перевірте реєстраційні дані, рік, країну призначення, написання ПІБ двома мовами та повноваження представника. За потреби додайте документи, які підтверджують місце проживання, центр життєвих інтересів або іншу обрану підставу.

Коли життєві обставини змінилися протягом року або дві держави претендують на ваш резидентський статус, проста повторна заява може не розв’язати питання. Спочатку зіставте факти з Податковим кодексом і відповідним міжнародним договором, а за необхідності отримайте індивідуальну консультацію щодо конкретного періоду та доходу.

Часті запитання

Чи може ФОП отримати довідку про податкове резидентство?

Так. Процедура доступна юридичним особам, ФОП і фізичним особам, якщо вони відповідають критеріям резидента України та підпадають під дію відповідного міжнародного договору.

Чи достатньо перебувати в Україні 183 дні?

Не завжди. Спочатку оцінюють місце проживання, постійне місце проживання та центр життєвих інтересів. Критерій 183 днів застосовують, коли попередні ознаки не дозволяють визначити державу резидентства.

Чи можна подати заяву з-за кордону?

Так, заяву можна надіслати через Електронний кабінет або поштою. Фізична особа, яка тимчасово перебуває поза населеним пунктом свого проживання, може подати заяву до будь-якого контролюючого органу.

Чи можна діяти через представника?

Так, але представник повинен мати належно підтверджені повноваження. Їх відсутність є підставою для відмови.

Чи потрібно щороку отримувати нову довідку?

Порядок не встановлює загального строку дії, але довідка підтверджує статус за зазначений у ній період. Чи потрібен новий документ, визначає одержувач з урахуванням конкретного міжнародного договору та року отримання доходу.

Чи потрібен апостиль?

Лише якщо цього вимагають правила держави або установи, якій подають документ. Для апостилювання обирайте паперову довідку та перед зверненням перевіряйте актуальну процедуру ДПС.

Де знайти готову електронну довідку?

У меню «Вхідні/вихідні документи» приватної частини Електронного кабінету. Для юридичних осіб використовується форма J1408202, для фізичних осіб — F1408202.

Якщо потрібно оформити довідку, перевірити підстави резидентства або підготувати документ для конкретної країни, залиште заявку на отримання допомоги спеціаліста. Перед зверненням підготуйте країну призначення, потрібний рік і вимоги установи — так буде простіше визначити правильний формат послуги.

Офіційні джерела та актуальність

Інформацію перевірено 27 серпня 2026 року:

• Наказ Міністерства фінансів України від 19.08.2022 № 248 — форма довідки й заяви, порядок підтвердження статусу та видачі результату.
• Податковий кодекс України — критерії податкового резидентства та правила застосування міжнародних договорів до доходів нерезидентів.
• ДПС: порядок подання, отримання та строк дії довідки — способи звернення, електронні форми, строк видачі та відсутність загального строку дії.
• Інформаційна картка адміністративної послуги ДПС — заявники, документи, безоплатність, підстави відмови та способи отримання.
• ДПС: як отримати та апостилювати довідку — актуальний онлайн-алгоритм і вимоги до документа для апостиля.
• ДПС: довідка від нерезидента за статтею 103 ПКУ — відмінність іноземної довідки нерезидента та умови її використання в Україні.

────────────

Автор: ведучий юрист-аналітик Артем Дудка