Завірення копій документів — допомога з оформленням

Коли та ким засвідчується копія документа

Єдиного способу засвідчення копій для всіх ситуацій немає. Копію може засвідчити сама фізична особа, уповноважений працівник організації або нотаріус — залежно від документа, мети подання та вимог установи, яка його прийматиме.

У побуті цю дію часто називають «завірення копій документів». У законодавстві та нотаріальній практиці точний термін — «засвідчення вірності копії».

Тому перший крок — не ставити напис навмання, а запитати в одержувача:

• чи достатньо звичайної копії;
• чи можна засвідчити її власним підписом;
• чи потрібна копія, засвідчена організацією, яка видала або зберігає документ;
• чи вимагається нотаріальне засвідчення;
• чи діють окремі правила для суду, тендеру або іноземної установи.

Фрази «завірена копія» недостатньо, щоб зрозуміти вимогу. Попросіть назвати спосіб засвідчення або нормативну підставу — це допоможе не оплачувати зайву нотаріальну дію.

Як оформити напис «Згідно з оригіналом»

Для копій, які засвідчує установа або її уповноважена особа, напис складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису, власного імені та прізвища особи, а також дати засвідчення. Печатку установи або відповідного підрозділу ставлять за наявності та коли це передбачено правилами установи.

Приклад:

Згідно з оригіналом

Начальник відділу кадрів

Підпис Ірина КОВАЛЕНКО

27 серпня 2026 року

Відмітку розміщують нижче реквізиту «Підпис». На першій сторінці копії у правому верхньому куті може ставитися слово «Копія». Для багатосторінкового документа сторінки нумерують, а відмітку можна доповнити загальною кількістю аркушів.

Напис «Копія вірна» вживають у практиці, але чинні правила діловодства для установ використовують формулу «Згідно з оригіналом». Якщо одержувач встановив власну форму, дотримуйтеся саме її, якщо вона не суперечить закону.

Як засвідчити копію самостійно

Коли правила конкретної процедури дозволяють самозасвідчення, фізична особа зазвичай зазначає «Згідно з оригіналом», ставить підпис, пише власне ім’я та прізвище і дату. Посаду фізична особа не зазначає, якщо вона діє від власного імені.

Самозасвідчення не стає нотаріальним лише через наявність такого напису. Воно підходить тільки тоді, коли одержувач або спеціальна норма дозволяє заявникові підтвердити копію власним підписом.

Як правильно засвідчити копію документа

Перед засвідченням перевірте не тільки напис, а й саму копію:

1. З’ясуйте вимогу одержувача і потрібну форму документа.
2. Зробіть чітку копію без обрізаних країв, печаток, підписів чи зворотного боку.
3. Скопіюйте всі сторінки, які містять реквізити або стосуються потрібної інформації.
4. Звірте кожну сторінку з оригіналом.
5. Поставте відмітку, підпис і дату в належному місці або передайте оригінал нотаріусу.
6. Перевірте готову копію — ПІБ, дати, номери, кількість сторінок і читабельність посвідчувального напису.

Не виправляйте копію вручну, якщо такого виправлення немає в оригіналі. Якщо частина оригіналу нерозбірлива, пошкоджена або викликає сумнів, краще спочатку уточнити можливість отримати дублікат чи повторний документ у його видавця.

Коли потрібна нотаріально засвідчена копія

Нотаріальне засвідчення копій документів потрібне не автоматично, а коли цього вимагає закон, процедура або одержувач. Нотаріус особисто звіряє копію чи виписку з пред’явленим оригіналом і робить посвідчувальний напис.

Нотаріус засвідчує відповідність копії оригіналу. Він не видає новий оригінал і не підтверджує достовірність усіх фактів, викладених у документі, поза межами цієї нотаріальної дії.

Звернутися можна до державного або приватного нотаріуса. Для засвідчення копії немає загального правила, яке прив’язує заявника до місця проживання чи місця видачі документа. У сільських населених пунктах окремі нотаріальні дії, зокрема засвідчення вірності копій, можуть вчиняти уповноважені посадові особи органів місцевого самоврядування, а за кордоном — консульські установи України. Посадові особи органів місцевого самоврядування не оформлюють документи, призначені для використання за кордоном. Перед візитом уточніть графік, ціну, кількість копій і чи прийме нотаріус саме ваш документ.

Що взяти до нотаріуса

Підготуйте:

• оригінал документа;
• паспорт або інший документ для встановлення особи заявника;
• готові копії, якщо нотаріальний офіс погодився їх використати;
• вимоги установи-одержувача, якщо потрібен особливий формат, кілька примірників, переклад або документ для іншої країни.

Нотаріус має особисто звірити копію з оригіналом. Звичайний скан у телефоні або незасвідчена копія не замінюють оригінал для цієї дії.

Які документи нотаріус може не засвідчити

Копію документа, виданого юридичною особою, можна засвідчити, якщо документ не суперечить закону, має юридичне значення і закон не забороняє засвідчення його копії.

Нотаріус не засвідчує копію документа, на підставі якого відповідна установа видає оригінал, наприклад медичної довідки, за якою оформлюють свідоцтво про народження або смерть. Для документа, виданого фізичною особою, діє окрема умова — справжність підпису на оригіналі має бути засвідчена у передбачений законом спосіб.

Копію з копії можна нотаріально засвідчити лише у визначених випадках: якщо першу копію вже засвідчено нотаріально або її видала юридична особа, яка видала оригінал, із належними реквізитами.

Проблемою також можуть стати:

• відсутність оригіналу;
• нечіткий або пошкоджений текст;
• незастережені виправлення, підчистки чи дописки;
• відсутність обов’язкових реквізитів документа;
• заборона на засвідчення копії, встановлена спеціальною нормою.

Остаточне рішення нотаріус приймає після огляду оригіналу та перевірки правових умов. Якщо нотаріус відмовив у вчиненні дії, на вимогу заявника він має викласти причини відмови письмово, роз’яснити порядок оскарження та протягом трьох робочих днів винести постанову про відмову. Нотаріальну дію або відмову можна оскаржити до суду.

Скільки коштує нотаріальне засвідчення копії

Єдиної фіксованої ціни для всіх нотаріусів немає. Приватний нотаріус визначає плату за домовленістю з фізичною або юридичною особою. У державній нотаріальній конторі справляють державне мито, а правові та технічні послуги можуть оплачуватися окремо.

На підсумкову суму зазвичай впливають кількість сторінок і примірників, виготовлення копій у нотаріальному офісі, терміновість роботи та додаткові дії, наприклад засвідчення перекладу. Це практичні складові розрахунку, а не єдиний державний тариф.

Перед записом повідомте нотаріусу:

• назву документа;
• кількість сторінок і примірників;
• хто та де його видав;
• країну або установу призначення;
• чи потрібен переклад.

Попросіть назвати повну суму разом із виготовленням копій та іншими додатковими послугами.

Копія документа для суду

У цивільному, господарському та адміністративному процесах письмові докази можна подавати в оригіналі або в належно засвідченій копії. Учасник справи може підтвердити відповідність копії оригіналу, який є в нього, власним підписом із зазначенням дати. Також потрібно повідомити, у кого зберігається оригінал.

Нотаріальне засвідчення кожної копії для суду не є універсальною вимогою. Водночас суд може витребувати оригінал. Якщо відповідність копії поставлено під сумнів, а оригінал не подано, суд може не взяти доказ до уваги.

Перевірте норми саме того процесу, в якому подаєте документ, і вимоги конкретної ухвали суду. Для електронного подання діють окремі правила щодо електронного підпису та судової інформаційної системи.

Копія для іноземної установи

Нотаріальне засвідчення копії, переклад, апостиль і консульська легалізація — різні дії. Одна не замінює іншу.

Для офіційних документів ДРАЦС, які використовуватимуться за кордоном, український нотаріус засвідчує копію лише після попереднього апостилювання або консульської легалізації оригіналу. Водночас міжнародний договір або правила країни призначення можуть скасовувати чи змінювати вимогу легалізації.

До початку оформлення запитайте в іноземної установи:

• чи приймає вона копію або вимагає оригінал;
• на якому документі має бути апостиль;
• чи потрібен переклад і хто має його виконати;
• чи потрібно засвідчити підпис перекладача або вірність перекладу;
• у якій послідовності мають виконуватися дії.

Це збереже час: переробляти нотаріальну копію через неправильний порядок апостиля та перекладу зазвичай складніше, ніж одразу отримати письмові вимоги одержувача.

Через що копію можуть не прийняти

Найпоширеніші причини відмови пов’язані не з якістю паперу, а з невідповідним способом оформлення:

• копію засвідчила особа, яка не мала на це права;
• одержувач вимагав нотаріальну копію, а заявник поставив власний підпис;
• немає підпису, дати, імені або посади уповноваженої особи;
• частина тексту, печатка, QR-код чи зворотний бік обрізані;
• скопійовано не всі потрібні сторінки;
• до суду не повідомлено, у кого є оригінал;
• для іноземної установи порушено порядок апостиля, легалізації або перекладу.

Якщо установа не приймає копію, попросіть письмово назвати відсутній реквізит або правову підставу. Після цього стане зрозуміло, чи достатньо виправити відмітку, отримати копію у видавця або звернутися до нотаріуса.

Поширені запитання

Чи можна написати «Згідно з оригіналом» від руки?

Так, якщо правила конкретної процедури не вимагають іншого способу. Важливі не друковані літери, а повний склад відмітки, право особи засвідчувати копію та відповідність копії оригіналу.

Чи потрібно ставити відмітку на кожній сторінці?

Це залежить від правил одержувача та способу оформлення багатосторінкової копії. Для документів установ сторінки нумерують, а відмітку можна доповнити загальною кількістю аркушів. Якщо одержувач установив спеціальний порядок прошивання або засвідчення кожної сторінки, дотримуйтеся його.

Чи може роботодавець засвідчити копію мого документа?

Організація засвідчує копії в межах своїх повноважень та правил діловодства. Чи прийме таку копію інший адресат, залежить від вимог відповідної процедури. Якщо прямо вимагається нотаріальна копія, підпис працівника відділу кадрів її не замінить.

Чи має нотаріальна копія строк дії?

Загального строку дії для кожної нотаріально засвідченої копії немає. Однак одержувач може вимагати документ або копію, оформлені не раніше певної дати, особливо якщо відомості в оригіналі можуть змінитися.

Коли варто звернутися по допомогу

Допомога спеціаліста доречна, якщо незрозуміло, хто має засвідчити копію, документ пошкоджений, потрібні переклад та апостиль або одержувач відмовився прийняти комплект. Залиште заявку, щоб фахівець перевірив вимоги, підготував копії та організував потрібні нотаріальні чи супровідні дії без обіцянки рішення за державний орган або іншу установу.

Офіційні джерела та актуальність

Інформацію перевірено 27 серпня 2026 року:

• Закон України «Про нотаріат» — повноваження нотаріусів, умови засвідчення копій та оплата приватного нотаріуса;
• Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України — звірення з оригіналом, обмеження, копії з копій і документи для використання за кордоном;
• Правила організації діловодства та архівного зберігання документів — склад відмітки «Згідно з оригіналом» та оформлення багатосторінкових копій;
• Цивільний процесуальний кодекс України, стаття 95 — засвідчення копій письмових доказів учасником цивільної справи;
• Господарський процесуальний кодекс України, стаття 91 — копії письмових доказів у господарському процесі;
• Кодекс адміністративного судочинства України, стаття 94 — копії письмових доказів в адміністративному процесі.

────────────

Автор: ведучий юрист-аналітик Артем Дудка