Розблокування податкових накладних: причини, пояснення, терміни

Що означає блокування податкової накладної

Податкову накладну, яку ви відправили на реєстрацію, ДПС перевіряє автоматично. Якщо система бачить ризик, реєстрацію в Єдиному реєстрі податкових накладних (ЄРПН) зупиняють. Протягом операційного дня в електронний кабінет приходить квитанція про зупинення (п. 10 Порядку № 1165). Бухгалтери називають це просто: накладну заблокували.

Для покупця це означає, що податкового кредиту за цією накладною поки немає. Тому він часто вимагає швидко розблокувати накладну або затримує оплату наступних поставок. Продавець тим часом уже відобразив податкове зобов'язання.

Квитанцію варто прочитати уважно. У ній вказано номер і дату накладної, критерій, за яким зупинено реєстрацію, розрахований показник і пропозицію подати пояснення та копії документів (п. 11 Порядку № 1165). Від критерію залежить, що робити далі.

Причини блокування податкових накладних

Спершу накладну перевіряють на ознаки безумовної реєстрації. Якщо хоча б одна є, реєстрацію не зупиняють. Наприклад, у накладній лише коди з урахованої таблиці даних платника, а рішення про ризиковість щодо компанії немає. Або компанія за 12 місяців сплатила і задекларувала понад 10 млн грн ПДВ з операцій в Україні (п. 3, 4 Порядку № 1165). Без таких ознак перевірка йде за трьома групами критеріїв.

Часто накладну блокує саме пункт 1 додатка 3. Наприклад, компанія почала продавати товар під кодом, якого немає в її закупівлях, або вказала в накладній інший код, ніж у вхідних документах. Показник позитивної податкової історії (додаток 2) захищає від цього критерію, але не від ризикового статусу платника (п. 7 Порядку № 1165).

Як розблокувати податкову накладну

Шлях залежить від причини в квитанції. У двох випадках накладні реєструються автоматично, якщо прибрати саму причину. В інших доводиться подавати пояснення до кожної накладної або групи накладних.

Таблиця даних платника ПДВ

У таблиці вказують КВЕД, коди УКТЗЕД товарів і коди ДКПП послуг, які компанія постачає, купує або ввозить. До неї додають пояснення про вид діяльності з посиланням на звітність. Комісія регіонального рівня розглядає таблицю 5 робочих днів (п. 12–16 Порядку № 1165).

Якщо таблицю врахували, накладні, зупинені за пунктом 1 додатка 3, реєструються автоматично на п'ятий робочий день після рішення. Умов кілька: коди є в таблиці, немає рішення про ризиковість платника, сума ПДВ у кожному з шести попередніх місяців і в місяці реєстрації не перевищує Рмакс, накладна складена не раніше місяця, що передує рішенню, а щодо неї ще немає рішення комісії за Порядком № 520 (п. 16¹). Ще потрібна достатня реєстраційна сума. Старіші накладні розблоковують поясненнями.

Зняття ризикового статусу платника

Якщо компанію внесли до переліку ризикових, блокуватимуться майже всі її накладні. Спершу треба зняти статус: подати до ДПС інформацію і копії документів, що компанія не відповідає критеріям. Комісія розглядає їх 7 робочих днів, а якщо не встигла ухвалити рішення, платника виключають з переліку автоматично (п. 6 Порядку № 1165).

Якщо комісія за вашими документами ухвалила рішення про невідповідність критеріям або ДПС задовольнила скаргу, накладні, заблоковані через ризиковість, реєструються автоматично наступного робочого дня. Це стосується накладних, поданих на реєстрацію не раніше ніж за 180 днів до подання документів, і лише за умов пункту 6¹ Порядку. Якщо комісія вже ухвалила щодо накладної рішення за поясненнями, автоматично вона не зареєструється. Кількість спроб зняти статус не обмежена.

Пояснення та копії документів

Для інших причин і для накладних, які не підпадають під автоматичну реєстрацію, подають письмові пояснення з копіями документів за Порядком № 520. Одним пакетом можна закрити кілька накладних на одного покупця за одним договором або з однаковими кодами товарів. Якщо в квитанції вказано конкретний код, пояснення стосуються лише цієї операції (п. 5, 6).

Як зменшити ризик наступного блокування

• подайте таблицю даних платника заздалегідь, окремо для кожного виду діяльності;
• стежте в електронному кабінеті за показниками D, Рпоточ і Рмакс, які ДПС рахує для вашої компанії;
• перед новою поставкою перевірте, чи є код товару у врахованій таблиці;
• зберігайте первинні документи так, щоб пакет до будь-якої накладної можна було зібрати за день.

Пояснення для розблокування податкової накладної

Типового тексту пояснення законодавство не встановлює, і саме через слабкі пояснення комісії найчастіше просять додаткові документи. Пояснення має показати, що операція реальна: хто ви, чим займаєтесь, звідки товар або як надано послугу, як його доставили покупцю і як він заплатив.

Зручно будувати текст за такими розділами:

1. загальні відомості про компанію, види діяльності, працівників;
2. приміщення, склади, техніка, транспорт, ліцензії, якщо вони потрібні для операції;
3. опис самої операції від договору до оплати з посиланням на кожен доданий документ;
4. походження товару: у кого купили, коли, за якими накладними;
5. приклади зареєстрованих накладних за такими самими операціями;
6. перелік додатків з номерами.

Пояснення і копії документів подають до ДПС в електронній формі (п. 7 Порядку № 520). На практиці це повідомлення J/F 1312603 в електронному кабінеті, а копії додають у PDF. Документ без підпису, з різними датами чи сумами у договорі й акті комісія може назвати складеним з порушенням законодавства і відмовити одразу.

Терміни розблокування податкових накладних

Строк 365 днів рахують від дати складання накладної, а не від дня блокування. Для автоматичної реєстрації після зняття ризикового статусу діє інша межа: накладну мали подати на реєстрацію не раніше ніж за 180 днів до подання документів.

Скарга на відмову в реєстрації податкової накладної

Відмову комісія ухвалює, якщо ви не подали або подали не всі додаткові документи на її запит, або документи складено з порушенням законодавства (п. 10 Порядку № 520).

Скаргу подають до комісії центрального рівня ДПС протягом 10 робочих днів після рішення регіональної комісії (Порядок розгляду скарги). Пропустили строк — скаргу не приймуть, і залишається суд. До скарги можна додати нові пояснення і документи, тому її часто використовують, щоб виправити слабкий перший пакет.

ДПС розглядає скаргу 10 календарних днів, а якщо ви хочете взяти участь у розгляді в режимі відеоконференції, то 30. Якщо рішення не надіслали в строк, скарга вважається повністю задоволеною з наступного дня. Після задоволення накладна реєструється, якщо є достатня реєстраційна сума.

Розблокування податкових накладних через суд

Рішення комісії центрального рівня адміністративно не оскаржують, лише в окружному адміністративному суді у строки статті 56 ПКУ. До суду можна йти і одразу після відмови регіональної комісії, без скарги. Тоді за адміністративною процедурою це рішення вже не оскаржують.

У позові просять скасувати рішення про відмову і зобов'язати ДПС зареєструвати накладну. Суд насамперед оцінює документи, які ви подавали комісії, тому все важливе варто подати вже з поясненнями чи скаргою. Строк звернення до суду залежить від того, чи подавали ви скаргу. Юрист порахує його за датами ваших рішень.

Судовий збір за такий позов компанії або ФОП — 3 328 грн (1 прожитковий мінімум у 2026 році) за кожне оскаржуване рішення, а через «Електронний суд» 2 662,40 грн (ст. 4 Закону «Про судовий збір»).

Якщо ж ДПС не блокувала накладну, а донарахувала ПДВ чи штраф за актом перевірки, це інша процедура: оскарження податкового повідомлення-рішення.

Вартість розблокування податкових накладних

Ціна пакета з поясненнями діє для однієї накладної або групи накладних на одного покупця за одним договором. Судовий збір сплачують окремо.

Офіційні джерела

• Податковий кодекс України, пункт 201.16 статті 201, стаття 56
• Постанова КМУ від 11.12.2019 № 1165: Порядок зупинення реєстрації податкової накладної / розрахунку коригування, Порядок розгляду скарги, додатки 1–5
• Наказ Мінфіну від 12.12.2019 № 520: Порядок прийняття рішень про реєстрацію / відмову в реєстрації податкових накладних
• Закон «Про судовий збір», стаття 4