Заверение копий документов — помощь с оформлением

Когда и кем заверяется копия документа

Единого способа заверения копий для всех ситуаций нет. Копию может заверить само физическое лицо, уполномоченный работник организации или нотариус — в зависимости от документа, цели подачи и требований учреждения, которое будет его принимать.

В быту это действие часто называют «заверением копий документов». Заверение копий документов бывает самостоятельным, организационным или нотариальным — эти способы нельзя считать взаимозаменяемыми. В законодательстве и нотариальной практике точный термин — «свидетельствование верности копии».

Поэтому первый шаг — не ставить надпись наугад, а спросить у получателя:

• достаточно ли обычной копии;
• можно ли заверить ее собственной подписью;
• нужна ли копия, заверенная организацией, которая выдала или хранит документ;
• требуется ли нотариальное заверение;
• действуют ли отдельные правила для суда, тендера или иностранного учреждения.

Фразы «заверенная копия» недостаточно, чтобы понять требование. Попросите назвать способ заверения или нормативное основание — это поможет не оплачивать лишнее нотариальное действие.

Как оформить надпись «Згідно з оригіналом»

Для копий, которые заверяет учреждение или его уполномоченное лицо, надпись состоит из слов «Згідно з оригіналом» — официальной украинской формулы «Согласно оригиналу», названия должности, личной подписи, имени и фамилии лица, а также даты заверения. Печать учреждения или соответствующего подразделения ставят при наличии и когда это предусмотрено правилами учреждения.

Пример:

Згідно з оригіналом

Начальник отдела кадров

Подпись Ирина КОВАЛЕНКО

27 августа 2026 года

Отметку размещают ниже реквизита «Подпись». На первой странице копии в правом верхнем углу может ставиться слово «Копія». Для многостраничного документа страницы нумеруют, а отметку можно дополнить общим количеством листов.

Надпись «Копія вірна» — «Копия верна» — используют на практике, но действующие правила делопроизводства для учреждений предусматривают формулу «Згідно з оригіналом». Если получатель установил собственную форму, соблюдайте именно ее, если она не противоречит закону.

Как заверить копию самостоятельно

Когда правила конкретной процедуры допускают самостоятельное заверение, физическое лицо обычно указывает «Згідно з оригіналом», ставит подпись, пишет собственное имя и фамилию и дату. Должность физическое лицо не указывает, если действует от собственного имени.

Самостоятельное заверение не становится нотариальным только из-за наличия такой надписи. Оно подходит лишь тогда, когда получатель или специальная норма позволяет заявителю подтвердить копию собственной подписью.

Как правильно заверить копию документа

Перед заверением проверьте не только надпись, но и саму копию:

1. Выясните требование получателя и нужную форму документа.
2. Сделайте четкую копию без обрезанных краев, печатей, подписей или оборотной стороны.
3. Скопируйте все страницы, содержащие реквизиты или относящиеся к нужной информации.
4. Сверьте каждую страницу с оригиналом.
5. Поставьте отметку, подпись и дату в надлежащем месте или передайте оригинал нотариусу.
6. Проверьте готовую копию — ФИО, даты, номера, количество страниц и читаемость удостоверительной надписи.

Не исправляйте копию вручную, если такого исправления нет в оригинале. Если часть оригинала неразборчива, повреждена или вызывает сомнение, лучше сначала уточнить возможность получить дубликат или повторный документ у его издателя.

Когда нужна нотариально заверенная копия

Нотариальная копия нужна не автоматически, а когда этого требует закон, процедура или получатель. Нотариус лично сверяет копию или выписку с предъявленным оригиналом и совершает удостоверительную надпись.

Нотариус свидетельствует соответствие копии оригиналу. Он не выдает новый оригинал и не подтверждает достоверность всех фактов, изложенных в документе, за пределами этого нотариального действия.

Обратиться можно к государственному или частному нотариусу. Для заверения копии нет общего правила, привязывающего заявителя к месту жительства или месту выдачи документа. В сельских населённых пунктах отдельные нотариальные действия, включая удостоверение верности копий, могут совершать уполномоченные должностные лица органов местного самоуправления, а за границей — консульские учреждения Украины. Должностные лица органов местного самоуправления не оформляют документы, предназначенные для использования за границей. Перед визитом уточните график, цену, количество копий и примет ли нотариус именно ваш документ.

Что взять к нотариусу

Подготовьте:

• оригинал документа;
• паспорт или другой документ для установления личности заявителя;
• готовые копии, если нотариальная контора согласилась их использовать;
• требования учреждения-получателя, если нужен особый формат, несколько экземпляров, перевод или документ для другой страны.

Нотариус должен лично сверить копию с оригиналом. Обычный скан в телефоне или незаверенная копия не заменяют оригинал для этого действия.

Какие документы нотариус может не заверить

Копию документа, выданного юридическим лицом, можно заверить, если документ не противоречит закону, имеет юридическое значение и закон не запрещает свидетельствование его копии.

Нотариус не заверяет копию документа, на основании которого соответствующее учреждение выдает оригинал, например медицинской справки, по которой оформляют свидетельство о рождении или смерти. Для документа, выданного физическим лицом, действует отдельное условие — подлинность подписи на оригинале должна быть засвидетельствована предусмотренным законом способом.

Копию с копии можно нотариально заверить только в определенных случаях: если первая копия уже заверена нотариально или ее выдало юридическое лицо, выдавшее оригинал, с надлежащими реквизитами.

Проблемой также могут стать:

• отсутствие оригинала;
• нечеткий или поврежденный текст;
• неоговоренные исправления, подчистки или дописки;
• отсутствие обязательных реквизитов документа;
• запрет на заверение копии, установленный специальной нормой.

Окончательное решение нотариус принимает после осмотра оригинала и проверки правовых условий. Если нотариус отказал в совершении действия, по требованию заявителя он должен изложить причины отказа письменно, разъяснить порядок обжалования и в течение трёх рабочих дней вынести постановление об отказе. Нотариальное действие или отказ можно обжаловать в суде.

Сколько стоит нотариальное заверение копии

Единой фиксированной цены для всех нотариусов нет. Частный нотариус определяет плату по договоренности с физическим или юридическим лицом. В государственной нотариальной конторе взимают государственную пошлину, а правовые и технические услуги могут оплачиваться отдельно.

На итоговую сумму обычно влияют количество страниц и экземпляров, изготовление копий в нотариальной конторе, срочность работы и дополнительные действия, например свидетельствование перевода. Это практические составляющие расчета, а не единый государственный тариф.

Перед записью сообщите нотариусу:

• название документа;
• количество страниц и экземпляров;
• кем и где он выдан;
• страну или учреждение назначения;
• нужен ли перевод.

Попросите назвать полную сумму вместе с изготовлением копий и другими дополнительными услугами.

Копия документа для суда

В гражданском, хозяйственном и административном процессах письменные доказательства можно подавать в оригинале или в надлежащим образом заверенной копии. Участник дела может подтвердить соответствие копии имеющемуся у него оригиналу собственной подписью с указанием даты. Также нужно сообщить, у кого хранится оригинал.

Нотариальное заверение каждой копии для суда не является универсальным требованием. В то же время суд может истребовать оригинал. Если соответствие копии поставлено под сомнение, а оригинал не представлен, суд может не принять доказательство во внимание.

Проверьте нормы именно того процесса, в котором подаете документ, и требования конкретного определения суда. Для электронной подачи действуют отдельные правила об электронной подписи и судебной информационной системе.

Копия для иностранного учреждения

Нотариальное заверение копии, перевод, апостиль и консульская легализация — разные действия. Одно не заменяет другое.

Для официальных документов ДРАЦС, которые будут использоваться за границей, украинский нотариус заверяет копию только после предварительного апостилирования или консульской легализации оригинала. ДРАЦС — официальная украинская аббревиатура органов государственной регистрации актов гражданского состояния. При этом международный договор или правила страны назначения могут отменять или изменять требование легализации.

До начала оформления спросите в иностранном учреждении:

• принимает ли оно копию или требует оригинал;
• на каком документе должен быть апостиль;
• нужен ли перевод и кто должен его выполнить;
• нужно ли свидетельствовать подпись переводчика или верность перевода;
• в какой последовательности должны выполняться действия.

Это сэкономит время: переделывать нотариальную копию из-за неправильного порядка апостиля и перевода обычно сложнее, чем сразу получить письменные требования получателя.

Почему копию могут не принять

Самые распространенные причины отказа связаны не с качеством бумаги, а с неподходящим способом оформления:

• копию заверило лицо, которое не имело на это права;
• получатель требовал нотариальную копию, а заявитель поставил собственную подпись;
• нет подписи, даты, имени или должности уполномоченного лица;
• часть текста, печать, QR-код или оборотная сторона обрезаны;
• скопированы не все необходимые страницы;
• суду не сообщили, у кого находится оригинал;
• для иностранного учреждения нарушен порядок апостиля, легализации или перевода.

Если учреждение не принимает копию, попросите письменно назвать отсутствующий реквизит или правовое основание. После этого станет понятно, достаточно ли исправить отметку, получить копию у издателя или обратиться к нотариусу.

Распространенные вопросы

Можно ли написать «Згідно з оригіналом» от руки?

Да, если правила конкретной процедуры не требуют другого способа. Важны не печатные буквы, а полный состав отметки, право лица заверять копию и соответствие копии оригиналу.

Нужно ли ставить отметку на каждой странице?

Это зависит от правил получателя и способа оформления многостраничной копии. Для документов учреждений страницы нумеруют, а отметку можно дополнить общим количеством листов. Если получатель установил специальный порядок прошивки или заверения каждой страницы, соблюдайте его.

Может ли работодатель заверить копию моего документа?

Организация заверяет копии в пределах своих полномочий и правил делопроизводства. Примет ли такую копию другой адресат, зависит от требований соответствующей процедуры. Если прямо требуется нотариальная копия, подпись работника отдела кадров ее не заменит.

Есть ли у нотариальной копии срок действия?

Общего срока действия для каждой нотариально заверенной копии нет. Однако получатель может требовать документ или копию, оформленные не ранее определенной даты, особенно если сведения в оригинале могут измениться.

Когда стоит обратиться за помощью

Помощь специалиста уместна, если непонятно, кто должен заверить копию, документ поврежден, нужны перевод и апостиль или получатель отказался принять комплект. Оставьте заявку, чтобы специалист проверил требования, подготовил копии и организовал необходимые нотариальные или сопроводительные действия без обещания решения за государственный орган или другое учреждение.

Официальные источники и актуальность

Информация проверена 27 августа 2026 года:

• Закон Украины «О нотариате» — полномочия нотариусов, условия свидетельствования копий и оплата частного нотариуса;
• Порядок совершения нотариальных действий нотариусами Украины — сверка с оригиналом, ограничения, копии с копий и документы для использования за границей;
• Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов — состав отметки «Згідно з оригіналом» и оформление многостраничных копий;
• Гражданский процессуальный кодекс Украины, статья 95 — заверение копий письменных доказательств участником гражданского дела;
• Хозяйственный процессуальный кодекс Украины, статья 91 — копии письменных доказательств в хозяйственном процессе;
• Кодекс административного судопроизводства Украины, статья 94 — копии письменных доказательств в административном процессе.

────────────

Автор: ведущий юрист-аналитик Артем Дудка