Разблокировка налоговых накладных: причины, пояснения, сроки

Что означает блокировка налоговой накладной

Налоговую накладную, отправленную на регистрацию, ГНС проверяет автоматически. Если система видит риск, регистрацию в Едином реестре налоговых накладных (ЕРНН) останавливают. В течение операционного дня в электронный кабинет приходит квитанция об остановке (п. 10 Порядка № 1165). Бухгалтеры говорят проще: накладную заблокировали.

Для покупателя это значит, что налогового кредита по этой накладной пока нет. Поэтому он часто требует быстро разблокировать накладную или задерживает оплату следующих поставок. Продавец тем временем уже отразил налоговое обязательство.

Квитанцию стоит прочитать внимательно. В ней указаны номер и дата накладной, критерий, по которому остановлена регистрация, рассчитанный показатель и предложение подать пояснения и копии документов (п. 11 Порядка № 1165). От критерия зависит, что делать дальше.

Причины блокировки налоговых накладных

Сначала накладную проверяют на признаки безусловной регистрации. Если есть хотя бы один, регистрацию не останавливают. Например, в накладной только коды из учтённой таблицы данных плательщика, а решения о рискованности в отношении компании нет. Или компания за 12 месяцев уплатила и задекларировала больше 10 млн грн НДС по операциям в Украине (п. 3, 4 Порядка № 1165). Без таких признаков проверка идёт по трём группам критериев.

Часто накладную блокирует именно пункт 1 приложения 3. Например, компания начала продавать товар под кодом, которого нет в её закупках, или указала в накладной другой код, чем во входящих документах. Показатель положительной налоговой истории (приложение 2) защищает от этого критерия, но не от рискового статуса плательщика (п. 7 Порядка № 1165).

Как разблокировать налоговую накладную

Путь зависит от причины в квитанции. В двух случаях накладные регистрируются автоматически, если устранить саму причину. В остальных приходится подавать пояснения к каждой накладной или группе накладных.

Таблица данных плательщика НДС

В таблице указывают КВЭД, коды УКТВЭД товаров и коды ГКПУ услуг, которые компания поставляет, покупает или ввозит. К ней прилагают пояснение о виде деятельности со ссылкой на отчётность. Комиссия регионального уровня рассматривает таблицу 5 рабочих дней (п. 12–16 Порядка № 1165).

Если таблицу учли, накладные, остановленные по пункту 1 приложения 3, регистрируются автоматически на пятый рабочий день после решения. Условий несколько: коды есть в таблице, нет решения о рискованности плательщика, сумма НДС в каждом из шести предыдущих месяцев и в месяце регистрации не превышает Рмакс, накладная составлена не раньше месяца, предшествующего решению, а по ней ещё нет решения комиссии по Порядку № 520 (п. 16¹). Ещё нужна достаточная регистрационная сумма. Более старые накладные разблокируют пояснениями.

Снятие рискового статуса плательщика

Если компанию внесли в перечень рисковых, блокироваться будут почти все её накладные. Сначала нужно снять статус: подать в ГНС информацию и копии документов о том, что компания не соответствует критериям. Комиссия рассматривает их 7 рабочих дней, а если не успела принять решение, плательщика исключают из перечня автоматически (п. 6 Порядка № 1165).

Если комиссия по вашим документам приняла решение о несоответствии критериям или ГНС удовлетворила жалобу, накладные, заблокированные из-за рискованности, регистрируются автоматически на следующий рабочий день. Это касается накладных, поданных на регистрацию не раньше чем за 180 дней до подачи документов, и только при условиях пункта 6¹ Порядка. Если комиссия уже приняла по накладной решение по пояснениям, автоматически она не зарегистрируется. Количество попыток снять статус не ограничено.

Пояснения и копии документов

При других причинах и для накладных, которые не подпадают под автоматическую регистрацию, подают письменные пояснения с копиями документов по Порядку № 520. Одним пакетом можно закрыть несколько накладных на одного покупателя по одному договору или с одинаковыми кодами товаров. Если в квитанции указан конкретный код, пояснения касаются только этой операции (п. 5, 6).

Как снизить риск следующей блокировки

• подайте таблицу данных плательщика заранее, отдельно для каждого вида деятельности;
• следите в электронном кабинете за показателями D, Ртекущ и Рмакс, которые ГНС рассчитывает для вашей компании;
• перед новой поставкой проверьте, есть ли код товара в учтённой таблице;
• храните первичные документы так, чтобы пакет к любой накладной можно было собрать за день.

Пояснение для разблокировки налоговой накладной

Типового текста пояснения законодательство не устанавливает, и именно из-за слабых пояснений комиссии чаще всего просят дополнительные документы. Пояснение должно показать, что операция реальна: кто вы, чем занимаетесь, откуда товар или как оказана услуга, как его доставили покупателю и как он заплатил.

Удобно строить текст по таким разделам:

1. общие сведения о компании, виды деятельности, работники;
2. помещения, склады, техника, транспорт, лицензии, если они нужны для операции;
3. описание самой операции от договора до оплаты со ссылкой на каждый приложенный документ;
4. происхождение товара: у кого купили, когда, по каким накладным;
5. примеры зарегистрированных накладных по таким же операциям;
6. перечень приложений с номерами.

Пояснения и копии документов подают в ГНС в электронной форме (п. 7 Порядка № 520). На практике это уведомление J/F 1312603 в электронном кабинете, а копии прикладывают в PDF. Документ без подписи, с разными датами или суммами в договоре и акте комиссия может признать составленным с нарушением законодательства и отказать сразу.

Сроки разблокировки налоговых накладных

Срок 365 дней считают с даты составления накладной, а не со дня блокировки. Для автоматической регистрации после снятия рискового статуса действует другая граница: накладную должны были подать на регистрацию не раньше чем за 180 дней до подачи документов.

Жалоба на отказ в регистрации налоговой накладной

Отказ комиссия принимает, если вы не подали или подали не все дополнительные документы по её запросу, или документы составлены с нарушением законодательства (п. 10 Порядка № 520).

Жалобу подают в комиссию центрального уровня ГНС в течение 10 рабочих дней после решения региональной комиссии (Порядок рассмотрения жалобы). Пропустили срок — жалобу не примут, и остаётся суд. К жалобе можно приложить новые пояснения и документы, поэтому её часто используют, чтобы исправить слабый первый пакет.

ГНС рассматривает жалобу 10 календарных дней, а если вы хотите участвовать в рассмотрении в режиме видеоконференции, то 30. Если решение не прислали в срок, жалоба считается полностью удовлетворённой со следующего дня. После удовлетворения накладная регистрируется, если есть достаточная регистрационная сумма.

Разблокировка налоговых накладных через суд

Решение комиссии центрального уровня административно не обжалуют, только в окружном административном суде в сроки статьи 56 НКУ. В суд можно идти и сразу после отказа региональной комиссии, без жалобы. Тогда в административном порядке это решение уже не обжалуют.

В иске просят отменить решение об отказе и обязать ГНС зарегистрировать накладную. Суд прежде всего оценивает документы, которые вы подавали комиссии, поэтому всё важное стоит подать уже с пояснениями или жалобой. Срок обращения в суд зависит от того, подавали ли вы жалобу. Юрист посчитает его по датам ваших решений.

Судебный сбор за такой иск компании или ФЛП — 3 328 грн (1 прожиточный минимум в 2026 году) за каждое обжалуемое решение, а через «Электронный суд» 2 662,40 грн (ст. 4 Закона «О судебном сборе»).

Если же ГНС не блокировала накладную, а доначислила НДС или штраф по акту проверки, это другая процедура: обжалование налогового уведомления-решения.

Стоимость разблокировки налоговых накладных

Цена пакета с пояснениями действует для одной накладной или группы накладных на одного покупателя по одному договору. Судебный сбор оплачивают отдельно.

Официальные источники

• Налоговый кодекс Украины, пункт 201.16 статьи 201, статья 56
• Постановление КМУ от 11.12.2019 № 1165: Порядок остановки регистрации налоговой накладной / расчёта корректировки, Порядок рассмотрения жалобы, приложения 1–5
• Приказ Минфина от 12.12.2019 № 520: Порядок принятия решений о регистрации / отказе в регистрации налоговых накладных
• Закон «О судебном сборе», статья 4